Sodelovanje in glasovanje delničarjev na skupščinah po elektronski poti
Cenjene stranke,
glede na prihajajoče obdobje za izvedbo rednih letnih skupščin gospodarskih družb smo v obliki vprašanj in odgovorov pripravili pregled nekaterih določb Zakona o gospodarskih družba (ZGD-1), ki urejajo možnost sodelovanja delničarjev in drugih organov na skupščini po elektronski poti, tj. brez fizične prisotnosti. Glede na trenutne ukrepe, povezane s SARS-CoV-2 (COVID-19), je predmetna tematika trenutno še posebej aktualna.
Ali je po veljavni zakonodaji v Republiki Sloveniji možna izvedba (i) skupščine preko spleta (tj. kadar se delničarji lahko udeležujejo in glasujejo na skupščini samo prek spleta/na daljavo) ali (i) izvedba skupščine, kjer ima “fizični” delničar možnost spletne udeležbe skupščine (tj. skupščine, ki se je delničarji lahko udeležijo osebno ali preko spleta in glasujejo s pomočjo elektronskih sredstev (tj. na daljavo))?
Delniška družba
Četrti odstavek 297. člena Zakona o gospodarskih družbah (v nadaljnjem besedilu: ZGD-1) določa, da delničarji lahko sodelujejo ali glasujejo na skupščini (bodisi pred skupščino bodisi na skupščini) po elektronski poti, ne da bi bili fizično prisotni, pod pogojem, da je takšna možnost urejena s statutom. V takem primeru bodisi (i) statut sam ureja postopek udeležbe in glasovanja s pomočjo elektronskih sredstev bodisi (ii) statut vsebuje pooblastilo poslovodstvu družbe, da slednje podrobno uredi tak postopek. Vendar pa ZGD-1 ne vsebuje določb o tem, ali statut lahko določa, da je skupščina preko spleta edina možna oblika skupščine (tj. da osebna udeležba delničarjev na skupščini ni možna). Po našem vedenju prakse slovenskih sodišč na to temo še ni.
Poleg tega lahko v skladu z drugim odstavkom 292. člena ZGD-1 statut ali poslovnik skupščine določi, kdaj lahko člani organov vodenja ali nadzora na skupščini sodelujejo prek prenosa slike in tona (tj. s pomočjo elektronskih sredstev) ter da se sme potek zasedanja skupščine slikovno in tonsko prenašati.
V zvezi s krajem izvedbe skupščine, šesti odstavek 295. člena ZGD-1 določa, da je skupščina na sedežu družbe, če statut ne določa drugače. ZGD-1 in nam znana strokovna literatura ne dajeta odgovora na vprašanje, ali je mogoče, da je kraj izvedbe skupščine definiran kot »preko spleta« in ne kot določena (fizična) lokacija.
Vendar pa opozarjamo, da mora v skladu s prvim odstavkom 304. člena ZGD-1 vsak skupščinski sklep delniške družbe potrditi notar v notarskem zapisniku. ZGD-1 ne vsebuje določb, ki bi predvidevale možnost, da statut uredi sodelovanje notarja na skupščini izvedeni s pomočjo elektronskih sredstev (kot to velja za sodelovanje uprave, nadzornega sveta in delničarjev).
Glede na navedeno bi po našem mnenju in razumevanju lahko bila skupščina skoraj v celoti izvedena preko s pomočjo elektronskih sredstev (brez fizične prisotnosti), v smislu, da bi uprava in nadzorni svet ter delničarji skupščini prisostvovali s pomočjo elektronskih sredstev (tj. ne da bi bili fizično prisotni), v kolikor je takšna možnost predvidena s statutom družb. Vendar pa po našem razumevanju ZGD-1 ne vsebuje določb, ki bi notarju omogočale udeležbo na skupščini s pomočjo elektronskih sredstev, brez njegove fizične prisotnosti.
Družba z omejeno odgovornostjo
V skladu z drugim odstavkom 507. člena ZGD-1 lahko družbeniki s pisno izjavo sklenejo, da se skupščina ne izvede. Sklep o tem morajo sprejeti vsi družbeniki. V tem primeru družbeniki sporočijo svoje glasove poslovodji pisno, telefonsko, telegramsko ali z uporabo podobnih tehničnih sredstev.
Tako v družbi z omejeno odgovornostjo ZGD-1 posebej ureja samo možnost članov (delničarjev), da glasujejo s pomočjo elektronskih sredstev izven skupščine, če s tem soglašajo vsi člani (delničarji).
Kljub temu pa bi po našem mnenju lahko, glede na to, da lahko družbeniki družbe z omejeno odgovornostjo upravljanje družbe uredijo dokaj fleksibilno, in glede na to, da sta tudi v delniških družbah udeležba in glasovanje na skupščini z elektronskimi sredstvi dopustna, v kolikor je takšna izvedba predvidena s statutom, po našem mnenju tudi družbena pogodba družbe z omejeno odgovornostjo določila možnost, postopek in pogoje za udeležbo članov in glasovanje na skupščini preko elektronskih sredstev.
Kakšni so pogoji, da se dovoli izvajanje skupščine (tj. udeležba in glasovanje) preko elektronskih sredstev (npr. ali mora biti možnost takšne izvedbe posebej določena s statutom; kakšen je postopek v takem primeru; itd.)?
Delniška družba
Možnost, da lahko delničarji sodelujejo in glasujejo na skupščini po elektronski poti, mora biti posebej določena v statutu. Prav tako mora biti za izvedbo skupščine po elektronski poti jasno opredeljen postopek, kar lahko uredi bodisi (i) statut sam bodisi (ii) statut pooblasti poslovodstvo družbe, da podrobno uredi tak postopek.
Četrti odstavek 297. člena nadalje določa, da sta lahko taka udeležba in glasovanje odvisna samo od zahtev in omejitev, ki so potrebne za ugotavljanje identitete delničarjev ter varnega elektronskega komuniciranja in do mere, sorazmerne za uresničitev tega cilja.
Družba z omejeno odgovornostjo
Kot navedeno zgoraj, ZGD-1 glede družbe z omejeno odgovornostjo ne vsebuje posebnih določb o možnosti, da lahko člani družbe z omejeno odgovornostjo sodelujejo in glasujejo na skupščini s pomočjo elektronskih sredstev. Posledično ZGD-1 ne ureja nobenih posebnih pogojev za takšno elektronsko udeležbo in glasovanje.
Ali veljavna zakonodaja v Republiki Sloveniji ureja vrste in značilnosti elektronskih sredstev, ki se lahko uporabljajo za zgoraj opisani namen (tj. ali obstajajo določbe o tem, katere vrste elektronskih sredstev se lahko uporabljajo, kakšne so zahteve glede šifriranja podatkov, zahteve o zaupnosti itd.).
ZGD-1 ne vsebuje nobenih izrecnih pravil glede vrst in značilnosti elektronskih sredstev, ki se lahko uporabljajo za udeležbo in glasovanje delničarjev na skupščini, izvedeni s pomočjo elektronskih sredstev. Vendar pa četrti odstavek 297. člena ZGD-1 (kot že omenjeno) vsebuje splošno pravilo, ki določa, da sta lahko udeležba in glasovanje s pomočjo elektronskih sredstev odvisna samo od zahtev in omejitev, ki so potrebne za ugotavljanje identitete delničarjev ter varnega elektronskega komuniciranja in do mere, sorazmerne za uresničitev tega cilja. Tako statut ne sme nesorazmerno omejevati vrste in značilnosti elektronskih sredstev na način, ki bi neupravičeno omejeval možnost delničarjev, da sodelujejo in/ali glasujejo na skupščini.
Ali lahko delničarji pooblastijo drugo osebo (da se v njihovem imenu udeleži in glasuje na skupščini) v elektronski obliki?
Delniška družba
Splošno pravilo, opredeljeno v šestem odstavku 308. člena ZGD-1, je, da mora biti takšno pooblastilo dano v pisni obliki. Vendar lahko delničarji družbe, s katere vrednostnimi papirji se trguje na organiziranem trgu, imenujejo pooblaščenca v skladu s šestim odstavkom 308. člena ZGD-1 z uporabo elektronskih sredstev. Prav tako je dovoljeno posredovanje takšnega pooblastila, danega v elektronski obliki, po elektronski poti. Statut mora za posredovanje takega dokazila o imenovanju pooblaščenca določiti vsaj en način z uporabo elektronskih sredstev. Delničarji lahko pooblastilo na enak način prekličejo kadar koli.
ZGD-1 ne vsebuje določb, ki bi razlikovale med položajem, ko pooblaščenec sodeluje na “fizičnih” skupščinah, in položajem, ko se pooblaščenec udeleži skupščine preko spleta in glasuje s pomočjo elektronskih sredstev (tj. na daljavo).
Kar zadeva delniške družbe, s katere vrednostnimi papirji se ne trguje na organiziranem trgu, ZGD-1 posebej ne določa možnosti, da se lahko pooblastila podelijo v elektronski obliki. Kljub temu bi lahko, sodeč po stališčih v določeni strokovni literaturi, statut takšnih delniških družb predvideval možnost podelitve pooblastil tudi v elektronski obliki.
Družba z omejeno odgovornostjo
ZGD-1 ne vsebuje posebnih določb o možnosti podelitve pooblastila v elektronski obliki. Kljub temu bi po našem mnenju družbena pogodba lahko urejala in zagotavljala takšno možnost.
Ali so bili v luči trenutnih razmer povezanih z virusom SARS-Cov-2 (COVID-19) (karantena itd.) v Republiki Sloveniji sprejeti novi zakoni ali drugi ukrepi v zvezi s to problematiko, oziroma ali je sprejetje takšnih predpisov načrtovano (v pripravi)?
Vlada Republike Slovenije je od razglasitve epidemije SARS-CoV-2, z dne 13. marca 2020, predlagala več novih zakonov in izdala več vladnih odlokov, ki urejajo različna področja. Zaenkrat še noben ukrep ni uvedel sprememb v zvezi s poenostavljanjem zahtev za elektronsko udeležbo in glasovanje delničarjev na skupščinah. Kljub temu pa bi bil, glede na trenutne razmere z virusom SARS-CoV-2 (COVID-19) in prihajajočo sezono rednih letnih skupščin, zakonodajni ukrep, usmerjen v poenostavljanje uresničevanja pravic delničarjev in obenem spoštovanje načela vzdrževanja primerne razdalje med ljudmi (in ohranjanja javnega zdravja), več kot dobrodošel.
Poleg tega lahko nekateri nedavni vladni ukrepi vplivajo na veljavnost sklepov skupščine delničarjev, sprejetih na (fizičnih) skupščinah, ki bi bile izvedene v času trajanja vladnih ukrepov. Dne 20. marca 2020 je namreč začel veljati Odlok o začasni splošni prepovedi gibanja in zbiranja ljudi na javnih mestih in površinah. Dne 29. marca 2020 je zgoraj omenjeni odlok nadomestil nov Odlok o začasni splošni prepovedi gibanja in zbiranja ljudi na javnih mestih in površinah v Republiki Sloveniji ter prepovedi gibanja izven občin, ki je nadalje omejil gibanje na javnih površinah. Posameznikom se tako ni dovoljeno gibati, dostopati in se zadrževati na javnih površinah, razen za določene namene/v posebnih okoliščinah. Odlok tako vsebuje izčrpen seznam 20 namenov/okoliščin kot izjem od prej navedenega pravila. Udeležba na skupščini (delničarjev oziroma družbenikov) ni navedena kot ena od izjem od splošne prepovedi. Čeprav so skupščine običajno organizirane v zasebnih prostorih, udeležba na skupščini delničarjev za delničarja oziroma družbenika (ali vsaj za določene delničarje/družbenike) tako lahko pomeni kršitev veljavnih predpisov, saj zgoraj navedeni Odlok ne določa posebej, da je udeležba na skupščinah eden od namenov/okoliščin (izjema od prepovedi), ki bi delničarju omogočal gibanje po javnih površinah, da bi prispel na kraj skupščine.
* * *
V odvetniški družbi aktivno spremljamo dogajanje, povezano s COVID-19. Kot doslej, smo vam na voljo po elektronski pošti ali telefonu 012445500, seveda pa so vam na voljo tudi odvetniki, s katerimi vsakodnevno sodelujete.
Odvetniška družba Kavčič, Bračun in partnerji, o.p., d.o.o.
Ljubljana, dne 3.4.2020
Vse informacije, vsebovane v tem dokumentu, so pridobljene iz javno dostopnih virov oziroma iz drugih virov, za katere se predvideva, da so verodostojni. Ta dokument je pripravljen zgolj v splošno informacijo in ni nadomestilo za pravno svetovanje. KBP ne jamči za točnost informacij in ne prevzema odgovornosti za kakršnokoli škodo oziroma stroške v povezavi z vašo morebitno uporabo v tem dokumentu navedenih informacij ali zanašanje nanje.